Software de gestión de transporte: del servicio planificado a la entrega firmada

Puede serlo, pero no tiene por qué. Muchas empresas ya tienen un programa de gestión de transporte que planifica bien, y lo que les falta es el tramo entre la oficina y la carretera: la app del conductor, la entrega firmada y los avisos al cliente.

En ese caso lo sensato es construir esa parte y conectarla con el programa, no sustituirlo. Un sistema completo solo tiene sentido cuando lo que hay no se puede conectar o no llega a usarse.

Lo mínimo que hace falta para dejar el papel: recibir los servicios del día con toda su información, registrar la llegada y la salida, recoger la firma y las fotos en la entrega y comunicar incidencias.

Todo lo demás se añade solo si el uso diario lo pide. Una app sencilla que los conductores usan vale más que una completa que acaba olvidada en el bolsillo.

Sí, si se diseña para ello desde el principio. La app guarda lo que registra el conductor y lo sincroniza cuando recupera la conexión, sin que pierda el trabajo.

Es un requisito que conviene decidir al empezar, porque añadirlo después obliga a rehacer buena parte de la aplicación.

No. El sistema nuevo se construye en paralelo mientras seguís trabajando como hasta ahora, y se arranca con dos o tres conductores. Cuando funciona con servicios reales, se amplía al resto.

Durante ese tiempo conviven las dos formas de trabajar, y eso está previsto desde el principio: nadie tiene que cambiarlo todo un lunes por la mañana.

Sí. La norma exige un documento electrónico generado antes de empezar el servicio y consultable por la Inspección. Si la planificación ya tiene los datos del cargador, el transportista, el origen, el destino y la mercancía, generarlo es una consecuencia natural.

Qué formato se exige hoy y a qué transportes afecta está en el bloque de situación de esta página.

No. El tacógrafo es un equipo homologado del vehículo y no se sustituye con una aplicación. El registro de jornada es una obligación laboral con sus propias exigencias, y lo trato en una página aparte de control horario.

Lo que sí puede hacer la app es no pedir al conductor datos que ya registra el tacógrafo, y alimentar el registro de jornada si se diseña para ello.

Sí. Si la app registra la hora de llegada y la de salida en cada punto, la espera queda documentada con la firma o la foto del momento, y pasa a la factura sin discusiones de memoria: una espera que se puede demostrar es una espera que se puede cobrar.

Cuándo una espera da derecho a reclamar lo marca la norma, y está resumido en el bloque de situación de esta página.

Sí. Puede recibir un aviso cuando sale el servicio, cuando se entrega o cuando hay una incidencia, y consultar sus servicios y descargar los albaranes firmados desde un acceso propio.

Para la oficina es la mitad del valor del proyecto: cada llamada que no se hace es tiempo que vuelve a la planificación.

Sí. Cada servicio lleva su tarifa por cliente y ruta, y se le suman las esperas, los extras y los peajes registrados durante el día. La factura sale de ahí y viaja a la contabilidad por la vía que permita vuestro programa.

Si la factura se emite desde el sistema nuevo, se construye cumpliendo Verifactu desde el primer día.

No necesariamente. La app puede funcionar en el móvil del conductor, sea Android o iPhone, o en un terminal de empresa si preferís controlar el dispositivo. Conviene decidirlo con los conductores y con vuestra asesoría, porque tiene implicaciones de protección de datos.

Lo que sí recomiendo es no pedir más datos de los que el servicio necesita: nada de localizar al conductor durante toda la jornada si no hace falta.

Lo lógico es empezar por la planificación y la app del conductor, que es donde está el papel y donde antes se nota el cambio. La facturación y el acceso del cliente vienen después, cuando esa parte ya funciona.

Trabajo por fases cerradas, cada una con su alcance y su precio acordados antes de empezar, y la primera es pequeña a propósito para tenerla en producción en pocas semanas. La revisión inicial para dimensionarla es gratuita.

Sí. En un desarrollo a medida el código y los datos son vuestros desde el primer día, también los de la app del conductor. Trabajo con tecnologías estándar y de código abierto, sin plataformas cerradas ni licencias que os aten a mí.

Cualquier desarrollador con experiencia en esas tecnologías puede mantenerlo o ampliarlo si un día decidís cambiar, que es la mejor garantía de que el sistema sigue siendo vuestro.