Adapta tu software de facturación a Verifactu sin cambiar de sistema

Si emite facturas, sí. La norma se aplica al sistema informático de facturación, sea comercial o desarrollado expresamente para tu empresa.

Que el software sea propio no exime de nada: al contrario, significa que nadie va a adaptarlo por su cuenta y que la responsabilidad de que cumpla es de tu empresa junto con quien lo desarrolla.

Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información quedan fuera de esta obligación, porque ya reportan sus registros de facturación a la Agencia Tributaria por otra vía. Conviene confirmarlo con tu asesoría antes de descartar la adaptación, sobre todo si el grupo tiene varias sociedades y no todas están en el mismo régimen.

No, y se confunden constantemente. Verifactu regula el software con el que emites la factura: cómo genera, firma y conserva cada registro.

La factura electrónica obligatoria entre empresas regula la factura en sí y cómo viaja de una empresa a otra. Son dos normas distintas, con calendarios distintos, y a una pyme con software propio le van a llegar las dos.

La declaración responsable la expide quien produce o desarrolla el sistema, y tiene que constar por escrito y de forma visible en el propio software, en cada versión.

Cuando el desarrollo es a medida, eso se resuelve en el proyecto: forma parte de la entrega, igual que la documentación técnica. Si vienes de un desarrollo antiguo cuyo autor ya no está disponible, es uno de los motivos por los que conviene revisarlo con tiempo.

En modalidad Verifactu los registros se envían a la Agencia Tributaria según se generan, lo que simplifica bastante el sistema: no hace falta el registro de eventos ni conservar la firma con los mismos requisitos.

La alternativa evita el envío continuo, pero exige más de tu infraestructura. Para la mayoría de pymes con software propio, la primera opción suele salir más barata de construir y de mantener.

En modalidad Verifactu los registros se remiten según se van generando, no una vez al mes. Eso no significa que la factura no pueda emitirse si falla la conexión: el sistema se diseña para reintentar el envío, y esa tolerancia a fallos es parte del trabajo de adaptación.

Casi nunca. Lo habitual es intervenir solo en la parte que emite facturas y dejar intacto el resto: clientes, pedidos, almacén o proyectos siguen funcionando igual. Rehacer el sistema completo solo tiene sentido si ya había motivos para hacerlo antes de que llegara esta norma.

Depende de cómo esté construido el sistema actual, de cuántos puntos emitan facturas y de la modalidad elegida. Lo que sí puedo decir es que el plazo lo marca el calendario legal, así que el primer paso es la revisión: hasta no ver el sistema, cualquier estimación sería inventada.

La obligación se aplica a las facturas que se emitan a partir de la fecha de entrada en vigor. Lo anterior no se reconstruye. Lo que sí hay que cuidar es la continuidad: la numeración y los datos históricos tienen que seguir siendo coherentes cuando el sistema nuevo empiece a registrar.

Sí, siempre que tengamos acceso al código y a la base de datos. Es un escenario habitual: aplicaciones internas hechas hace años cuyo desarrollador ya no está disponible.

En esos casos el primer trabajo es entender qué hay, y de esa revisión sale si conviene adaptarlo, integrarlo con otra herramienta o sustituir solo el módulo de facturación.