Guía / Normativa
Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia para una pyme
La factura entre empresas deja de ser un PDF adjunto a un correo y pasa a ser un documento estructurado que viaja por plataformas conectadas, con obligación de informar de su estado.
Esta guía separa dos normas que casi todo el mundo mezcla, explica el calendario y aterriza qué implica si tu empresa factura desde un software propio.
El punto de partida
Dos obligaciones distintas que llegan casi a la vez
La mayoría de las conversaciones sobre facturación electrónica empiezan con una confusión: se habla de Verifactu y de la factura electrónica obligatoria como si fueran lo mismo. No lo son, y planificar como si lo fueran lleva a hacer el trabajo dos veces.
Verifactu regula el programa con el que emites la factura: cómo la genera, cómo la firma y cómo conserva el registro. La factura electrónica obligatoria regula la factura en sí y el camino que recorre desde tu empresa hasta tu cliente.
Son dos normas, dos calendarios y dos trabajos técnicos diferentes. A una pyme que factura con software propio le van a llegar las dos, y ahí es donde conviene planificarlas juntas.
Comparativa
Verifactu y factura electrónica B2B, lado a lado
La forma rápida de distinguirlas: una mira hacia dentro, al software que usas; la otra mira hacia fuera, a cómo la factura llega a otra empresa.
Verifactu
- Regula el sistema informático de facturación.
- Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024.
- Afecta a quien emite facturas con un programa.
- Registros encadenados, QR y envío a la Agencia Tributaria.
- Enero y julio de 2027, según cómo tribute la empresa.
Factura electrónica B2B
- Regula la factura y cómo viaja entre empresas.
- Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026.
- Afecta a las operaciones entre empresas y profesionales.
- Formato estructurado, plataformas interoperables y estados.
- Octubre de 2027 y octubre de 2028, según el tamaño de la empresa.
Cumplir una no te deja cumpliendo la otra. Lo que sí ocurre es que buena parte del trabajo técnico se solapa, porque las dos tocan el mismo punto de tu sistema: el momento en el que se emite una factura.
Calendario
Cuándo entra en vigor
El Real Decreto 238/2026 se publicó el 31 de marzo de 2026, pero los plazos no corren desde ahí: se cuentan desde la orden ministerial que regula la solución pública de facturación. Esa orden, la Orden HAC/1028/2026, se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente, así que los plazos corren desde el 6 de octubre.
Son doce, veinticuatro y treinta y seis meses desde la orden. Lo que más pesa en la práctica es el orden: primero las empresas grandes, y con ellas la obligación de recibir facturas electrónicas de sus proveedores. Si facturas a una empresa grande, su calendario acaba siendo también el tuyo.
Datos verificados el 4 de noviembre de 2026.
Qué cambia
En qué se convierte la factura
El cambio de fondo es que la factura deja de ser un documento pensado para que lo lea una persona y pasa a ser un dato que otro sistema tiene que poder procesar.
Un PDF adjunto a un correo
Un fichero estructurado que otro sistema lee solo
Formatos como Facturae o los estándares europeos equivalentes. Durante la transición las empresas grandes deberán acompañarlo de una copia legible, salvo que el destinatario acepte prescindir de ella.
Cada empresa con su propio circuito
Plataformas obligadas a entenderse entre sí
Podrás usar la solución pública que gestiona la Agencia Tributaria o una privada, siempre que sea interoperable. Tu cliente no tiene por qué usar la misma que tú.
Perseguir el cobro por teléfono
Estados de aceptación, rechazo y pago comunicados
Informar del estado de cada factura deja de ser cortesía y pasa a ser obligación, porque es la pieza con la que la norma pretende medir la morosidad.
Archivar a mano lo que entra
Recibir y procesar la factura como un dato más
La obligación tiene dos caras. Además de emitir, hay que poder recibir facturas electrónicas y procesarlas, que para muchas empresas es la parte que más trabajo manual implica hoy.
Por dónde empezar
Qué puede hacer una pyme ahora
Con las fechas ya publicadas, hay trabajo previo que se puede hacer desde hoy y que evita decisiones apresuradas cuando el plazo esté cerca.
Saber qué sistema emite y recibe tus facturas
Parece obvio y casi nunca lo es. En muchas empresas hay más de un punto de emisión: el ERP, una hoja de cálculo para casos especiales y el TPV de una delegación.
Preguntar a tu proveedor de software
Si usas una herramienta comercial, la pregunta es si tiene plan y calendario. Una respuesta vaga a estas alturas es en sí misma una señal.
Revisar cómo recibes facturas hoy
Si las facturas de proveedores se archivan a mano, ese proceso no va a sobrevivir al cambio. Es un buen candidato a automatizar antes de que sea urgente.
Planificar las dos normas juntas
Si tu software es propio, adaptarlo a Verifactu y prepararlo para la factura electrónica son dos intervenciones sobre el mismo módulo. Hacerlas en el mismo proyecto cuesta bastante menos que hacerlas dos veces.
Software propio
Si facturas desde un desarrollo a medida
Cuando la factura sale de un software hecho para tu empresa, no hay fabricante que vaya a publicar una actualización. La adaptación es un proyecto, y conviene tratarlo como tal.
La buena noticia es que el trabajo se concentra en un punto concreto del sistema. Emisión en formato estructurado, envío por plataforma, recepción y comunicación de estados son piezas que se pueden añadir sin rehacer la aplicación entera.
Si una herramienta del mercado resuelve bien tu caso, esa suele ser la opción sensata y te lo diré. El desarrollo propio encaja cuando la facturación está entretejida con procesos que ninguna herramienta estándar conoce.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
Respondo a las dudas más habituales antes de que tomes una decisión.
No. Son dos obligaciones distintas que conviven. Verifactu se ocupa del programa con el que emites; la factura electrónica obligatoria, del documento y de cómo llega a tu cliente.
Una empresa con software propio va a tener que atender a las dos, aunque en momentos distintos.
La obligación de factura electrónica regula las operaciones entre empresas y profesionales. Si toda tu facturación es a consumidores finales, esta norma no te alcanza, pero Verifactu sí, porque esa se aplica al software con el que emites cualquier factura.
No necesariamente. Además de las plataformas privadas, hay una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria, que regula la Orden HAC/1028/2026. La elección depende del volumen, de con quién factures y de si necesitas integrarla con tu sistema de gestión.
En la mayoría de casos sí, con una integración que conecte el ERP con la plataforma de facturación. Cambiar de ERP por esta norma solo tiene sentido si ya había motivos previos para hacerlo.
Comunicar si la factura ha sido aceptada, rechazada o pagada, y cuándo. Es la parte que convierte esta norma en un instrumento de control de la morosidad, y también la que más afecta a los procesos internos de una pyme, porque hoy esa información rara vez está en un sistema.
El calendario es escalonado precisamente por eso. Durante la transición se contempla acompañar la factura electrónica de una copia legible, de modo que quien todavía no procesa el formato estructurado pueda seguir trabajando.
La revisión conviene hacerla ya: la primera fecha es el 6 de octubre de 2027 y, si facturas desde un software propio, Verifactu llega antes, el 1 de enero de 2027 para las sociedades. Saber desde qué sistemas facturas y qué plan tiene tu proveedor no cuesta apenas y evita tener que decidir con prisa cuando el plazo esté encima.
¿No sabes si tu forma de facturar aguanta estos cambios?
Cuéntame desde qué sistema emites y recibes facturas y te digo qué te afecta, en qué orden y qué se puede resolver en un solo proyecto.
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