Software de control horario a medida para turnos, centros y convenios reales

Hay que separar dos cosas. El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 para todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena. Que además tenga que ser digital lo decidirá un Real Decreto que a día de hoy no está publicado en el BOE.

Así que quien te venda una fecha límite para 2026 te está vendiendo un plazo que todavía no existe. Lo que sí existe, y se sanciona, es la obligación de llevar el registro.

Hoy es legal si el registro es objetivo, fiable y accesible. El problema es que una hoja compartida rara vez cumple esas tres cosas: no puede demostrar quién cambió una hora ni cuándo, y la Inspección ya rechaza en la práctica registros con indicios de manipulación.

Además, el borrador del reglamento excluye expresamente el papel y las hojas de cálculo. Si vas a invertir ahora en resolverlo, lo sensato es que la solución no dependa de un Excel.

No es recomendable. Desde su guía de finales de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos considera que la biometría, tanto para identificar como para autenticar, es tratamiento de categorías especiales de datos, y ha impuesto sanciones de hasta 200.000 euros por usarla para fichar.

Las alternativas que sí aguantan son usuario y contraseña, PIN individual, tarjeta NFC nominativa o QR individual. Un quiosco compartido sigue siendo válido: lo que tiene que ser individual es la credencial, no el dispositivo.

En el momento del fichaje puede ser proporcionado para personal en ruta, en obra o en teletrabajo, siempre informando con claridad de qué se recoge, para qué y durante cuánto tiempo se guarda.

Lo que no es proporcionado es seguir la ubicación durante toda la jornada. Es un problema legal distinto del registro en sí, y conviene no mezclarlos en el mismo sistema sin pensarlo.

Al principio sí, siempre. La comparación honesta no es la cuota mensual contra el presupuesto del desarrollo, sino la licencia multiplicada por plantilla y por meses, más las horas de administración que consume cada cierre, más lo que cuesta un error de nómina.

Esa cuenta cambia de signo en casos concretos: varias sociedades del grupo pagando licencia por empleado, un cierre mensual que pasa siempre por Excel, o integraciones que la herramienta no hace. Si no estás en ninguno de esos casos, la aplicación estándar gana.

La obligación alcanza a toda la plantilla con relación laboral ordinaria, trabaje donde trabaje, y el borrador pide además que el registro indique si la jornada fue presencial o remota.

El personal de alta dirección tiene una relación laboral de carácter especial con un régimen propio, así que ese caso concreto conviene confirmarlo con vuestra asesoría laboral antes de decidir nada.

Sí, y es la razón más frecuente para construir en lugar de comprar. El valor no está en fichar, está en que las horas lleguen a la nómina ya clasificadas como ordinarias, extraordinarias o complementarias, sin que nadie las vuelva a teclear.

Esa integración es justo lo que una herramienta genérica no va a hacer contra tu sistema concreto.

No necesariamente. Una tablet o un ordenador antiguo funcionando como quiosco compartido, con PIN individual, cubre la mayoría de los casos y no obliga a que cada empleado tenga móvil de empresa.

Las tarjetas NFC o los QR individuales tienen sentido cuando se trabaja con guantes, con las manos mojadas o donde no conviene poner una pantalla.

Es la objeción razonable y merece una respuesta directa. El sello de tiempo automático, el historial de cambios, la credencial individual, la exportación y la conservación cuatro años ya están en el borrador y se construyen desde el primer día.

Lo genuinamente desconocido es el formato del acceso remoto de la Inspección. Eso es una exportación o una API, es decir, un añadido al final, no rehacer el sistema.

Depende del convenio, del número de centros y de con qué tiene que conectarse. La respuesta honesta es que hasta ver cómo fichas hoy cualquier cifra sería inventada.

Esa revisión es justo el primer paso, y es gratuita.