Guía / Normativa laboral
Registro de jornada digital: qué es obligatorio hoy y qué sigue en un borrador
Registrar la jornada es obligatorio desde 2019. El reglamento que obligaría a que ese registro sea digital, inalterable y accesible para la Inspección todavía no está en el BOE.
Esta guía separa las dos cosas, dice qué se sanciona hoy y qué exigiría el reglamento cuando llegue. Última revisión: 4 de noviembre de 2026.
El punto de partida
Dos cosas distintas que se venden como una sola
Busca "registro horario 2026" y encontrarás una fecha límite repetida en decenas de páginas. Esa fecha no existe. Lo que sí existe, desde mayo de 2019, es la obligación de registrar la jornada, y es la que se está sancionando mientras tanto.
Lo que está en vigor es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: registro diario de toda la plantilla, conservación durante cuatro años y disponibilidad para la persona trabajadora, la representación legal y la Inspección. El papel y la hoja de cálculo siguen siendo válidos si el registro es objetivo, fiable y accesible.
Lo que no está en vigor es el Real Decreto que excluiría el papel y el Excel y añadiría inalterabilidad, credenciales individuales y acceso remoto para la Inspección. Saber en qué lado cae cada requisito es la diferencia entre invertir con criterio y comprar por miedo.
Comparativa
Lo vigente y lo que traería el reglamento, lado a lado
La columna de la izquierda se puede sancionar hoy. La de la derecha no obliga a nadie todavía, pero es la que va a marcar cualquier decisión de compra o de desarrollo que tomes ahora.
En vigor desde 2019
- Registro diario con la hora de inicio y de fin de la jornada de toda la plantilla.
- El registro debe ser objetivo, fiable y accesible, y el papel o la hoja de cálculo todavía valen.
- Conservación durante cuatro años.
- Disponible para la persona trabajadora, la representación legal y la Inspección.
- No llevarlo es infracción grave: de 751 a 7.500 euros por empresa.
En el borrador del reglamento
- Registro solo digital: papel y hojas de cálculo quedan excluidos.
- Sello de tiempo automático en cada entrada, salida y pausa.
- Inalterabilidad y registro de auditoría con quién, cuándo y por qué, sin borrar el dato original.
- Credencial individual e intransferible, con la biometría de alto riesgo prohibida.
- Acceso remoto y normalizado para la Inspección de Trabajo.
- Sanción calculada por persona trabajadora afectada, hasta 10.000 euros cada una.
Nadie está obligado hoy a la columna de la derecha. Pero cualquier sistema que se compre o se construya ahora va a durar más que el papeleo, así que la decisión sensata es que ya la cumpla.
Estado de la tramitación
Dónde está exactamente el Real Decreto
Esta es la parte más volátil de la página y la única que caduca. Los datos están comprobados el 4 de noviembre de 2026.
El periodo transitorio no es un detalle menor: el Ministerio de Trabajo defiende seis meses desde que se aprueben las especificaciones técnicas y el de Economía pide un año para las pymes. Aunque el texto se publicara mañana, ninguna empresa tendría que estar adaptada al día siguiente. Lo que sí lleva siete años funcionando es la obligación de llevar el registro.
Qué cambia
Seis costumbres que el reglamento deja fuera
Ninguna de estas seis es ilegal hoy por sí misma. Todas van a serlo, y varias ya complican mucho defender un registro delante de un juez.
Una hoja de cálculo en una carpeta compartida
Un registro digital con sello de tiempo automático
La hora la pone el sistema en el momento del fichaje, no se teclea después.
Corregir una hora y guardar
Corregir dejando quién, cuándo y por qué
El dato original no se borra. El historial de cambios es lo que convierte un registro en una prueba.
Fichar con la huella o con la cara
PIN, tarjeta, QR o usuario individual
La Agencia Española de Protección de Datos trata la biometría como categoría especial y ha sancionado con hasta 200.000 euros su uso para fichar.
Un usuario compartido para todo el turno
Credencial individual e intransferible
Un quiosco compartido sigue siendo válido: lo que debe ser individual es la identificación, no el dispositivo.
Las horas totales del mes
Pausas, tipo de hora y modalidad de la jornada
Ordinarias, extraordinarias o complementarias; compensadas o pagadas; presenciales o en remoto.
Enseñar el registro cuando venga la Inspección
Acceso remoto y normalizado para la Inspección
En la práctica, exportación e interoperabilidad sin que nadie tenga que desplazarse.
Protección de datos
El error más caro no es el registro: es la huella
Muchas empresas resolvieron el fichaje con un lector de huella. Era barato y evitaba que alguien fichara por otro. Desde su guía de finales de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos considera que la biometría, tanto para identificar como para autenticar, es tratamiento de categorías especiales de datos, y ha impuesto sanciones de hasta 200.000 euros por usarla en el control horario.
En la práctica, fichar con biometría exige una justificación que casi ninguna pyme puede sostener, y el borrador del reglamento excluye directamente la biometría de alto riesgo. Si tienes lectores de huella instalados, ese es el punto por donde empezar, antes que cualquier cosa relacionada con el Real Decreto pendiente.
Alternativas que sí aguantan: usuario y contraseña, PIN individual en quiosco compartido, tarjeta NFC nominativa o QR individual. La geolocalización en el momento del fichaje puede ser proporcionada para personal en ruta o en teletrabajo; seguir la ubicación durante toda la jornada, no.
Qué hacer ahora
Seis comprobaciones que no dependen del BOE
Todas se pueden hacer esta semana, con lo que ya tienes, y ninguna se vuelve inútil si el reglamento cambia por el camino.
Comprobar que el registro identifica a cada persona
Usuarios compartidos o alguien fichando por otro hacen que el registro no sea fiable hoy, con reglamento o sin él.
Intentar reconstruir un cambio
Coge un día corregido del mes pasado e intenta decir quién lo cambió, cuándo y por qué. Si no puedes, ahí está el trabajo.
Retirar el fichaje por huella o por cara
Es lo único de esta lista que ya tiene sanciones de la Agencia detrás. Cambiar a PIN, tarjeta o QR se hace en días.
Exportar cuatro años
Pide una exportación completa por empleado, centro y periodo. Si nadie sabe hacerla, tampoco se la vas a poder enseñar a la Inspección.
Revisar con la asesoría cómo se clasifican las horas
Ordinarias, extraordinarias, complementarias; compensadas o pagadas. Hoy casi todo el mundo resuelve esto en una hoja aparte.
No comprar prisa
Cualquier oferta que se apoye en una fecha límite de 2026 te está vendiendo un plazo que no existe. Compra o construye por lo que resuelve.
Software propio
Cuándo deja de bastar una aplicación estándar
Para quince personas en un centro con horario fijo, una aplicación estándar lo resuelve y cuesta menos que cualquier desarrollo. Esa es la respuesta correcta la mayoría de las veces y merece la pena decirlo en voz alta.
Deja de serlo cuando el registro tiene que entender un convenio con turnos y bolsas de horas, cuando hay varias sociedades o centros con reglas distintas, cuando la plantilla trabaja en obra o en ruta, o cuando esas horas tienen que acabar en la nómina, en el ERP o en el coste de un proyecto sin teclearlas dos veces.
En ese punto el problema ya no es fichar. La herramienta cumple y aun así alguien exporta a Excel todos los meses para cuadrar los datos antes de la nómina. Ese trabajo manual recurrente es lo que quita un desarrollo a medida.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
Respondo a las dudas más habituales antes de que tomes una decisión.
No hay fecha. El Real Decreto que lo impondría no está aprobado ni publicado en el BOE: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y la aprobación se ha aplazado varias veces. Septiembre de 2026, la última fecha anunciada, pasó sin que se aprobara.
Cuando se publique, además, habrá un periodo de adaptación que todavía se está negociando entre seis meses y un año.
Hoy sí, siempre que el registro sea objetivo, fiable y accesible. Lo que ocurre es que la Inspección rechaza en la práctica los registros con indicios de manipulación: la misma letra en todas las firmas, jornadas idénticas todos los días o ficheros sin control de versiones.
El borrador del reglamento excluye expresamente ambos formatos, así que cualquier inversión que hagas ahora conviene que no dependa de ellos.
Hoy es una infracción grave, de 751 a 7.500 euros por empresa.
El borrador cambia el cálculo a por persona trabajadora afectada, con un máximo de 10.000 euros cada una. Para una plantilla de cincuenta personas eso convierte un tope de 7.500 euros en una cifra de otro orden.
No es recomendable. La Agencia Española de Protección de Datos considera desde finales de 2023 que la biometría, tanto de identificación como de autenticación, es tratamiento de categorías especiales de datos, y ha sancionado con hasta 200.000 euros su uso para el control horario.
El borrador del reglamento excluye además la biometría de alto riesgo. Las alternativas son PIN individual, tarjeta NFC nominativa, QR individual o usuario y contraseña.
Cuatro años. Durante ese tiempo tienen que estar a disposición de la persona trabajadora, de la representación legal y de la Inspección de Trabajo.
El borrador añade que la conservación debe ir acompañada de garantías técnicas de integridad, es decir, poder demostrar que el histórico no se ha modificado.
Sí. Corregir un olvido o un error es legítimo y ocurre constantemente.
Lo que no puede pasar es que la corrección no deje rastro. El borrador exige que quede registrado quién la hizo, cuándo y por qué, sin borrar el dato original: esa trazabilidad es justo lo que convierte el registro en prueba.
Que partes en desventaja. La jurisprudencia del Tribunal Supremo sitúa la carga de la prueba de la jornada en la empresa, así que sin un registro fiable la versión que prevalece no es la tuya.
Este es, en la práctica, un riesgo mucho más frecuente que el de una inspección, y no depende de que el reglamento se apruebe.
Hoy depende del convenio y de la política de la empresa sobre qué pausas son tiempo de trabajo efectivo.
El borrador pide expresamente la duración de las pausas, así que la respuesta práctica es registrarlas ya. Es más fácil dejar de usar un dato que empezar a recogerlo con dos años de retraso.
Sirve un quiosco compartido. Una tablet o un ordenador en la entrada, con PIN individual por empleado, cumple perfectamente.
Lo que tiene que ser individual e intransferible es la credencial, no el dispositivo. Esta es la duda que más veces bloquea una compra, y la respuesta es que no hace falta dar un móvil de empresa a nadie.
¿Tu registro de jornada aguantaría una revisión?
Cuéntame cómo ficha tu plantilla y te digo qué ya es un problema hoy y qué puede esperar al reglamento.
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