Casi todas las conversaciones sobre Verifactu empiezan igual: alguien pregunta si su programa de facturación cumple y nadie sabe responder. El proveedor no contesta, la asesoría dice que lo mire el informático y el informático fue un autónomo que dejó el proyecto hace seis años.

La comprobación se puede hacer en un rato, sin conocimientos técnicos, mirando el propio programa y las facturas que ya has emitido. Estas son las nueve preguntas, en el orden en el que conviene hacerlas.

1. ¿Estás exento?

Antes de revisar nada, comprueba si la norma te alcanza. Quedan fuera las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII), porque ya reportan sus registros por otra vía, y los territorios forales con TicketBAI o el sistema equivalente de Navarra.

Si estás en uno de esos supuestos, puedes parar aquí. Si tienes varias sociedades, compruébalo una por una: no todas tienen por qué estar en el mismo régimen.

2. ¿Qué programa emite realmente tus facturas?

Parece la pregunta más tonta de la lista y es la que más sorpresas da. En muchas empresas hay más de un punto de emisión: el ERP para el grueso, una hoja de cálculo para los casos raros, el TPV de una delegación y un módulo dentro de la web para los pedidos online.

La norma se aplica al sistema informático de facturación, así que cada uno de esos puntos cuenta por separado. Haz la lista antes de seguir.

3. ¿Tiene declaración responsable?

Todo sistema que cumple debe llevar por escrito y de forma visible una declaración responsable del productor, y debe estar en cada versión del programa. Búscala en el "Acerca de", en la ayuda o en la documentación.

Si no aparece por ningún lado, no es un detalle burocrático: es la señal más rápida de que ese software no está adaptado. Y si el programa se desarrolló expresamente para tu empresa, esa declaración tiene que emitirla quien lo produce, cosa que rara vez está prevista en desarrollos antiguos.

4. ¿Las facturas llevan código QR?

Abre la última factura que hayas emitido, en papel o en PDF. Un sistema adaptado incluye un código QR que permite verificarla, y cuando además remite los registros a la Agencia Tributaria, la leyenda correspondiente.

Es la comprobación más visual de toda la lista y no requiere entrar en ninguna configuración.

5. ¿Puedes exportar los registros de facturación?

Los registros de facturación son documentos con formato propio, distintos de la factura. Un sistema adaptado los genera y permite obtenerlos.

Busca en el menú de exportación o de informes algo que hable de registros de facturación, no de "listado de facturas" ni de "exportar a Excel". Si solo encuentras lo segundo, probablemente el programa no los está generando.

6. ¿Hay una cadena entre registros?

Cada registro debe incorporar la huella del anterior, de manera que si alguien modifica una factura pasada, la cadena lo delate. El sistema tiene que permitir recorrer esa cadena y mostrar si es correcta.

Esta es la parte que más afecta al diseño interno del programa, y la que hace que la adaptación no sea un cambio de plantilla sino un desarrollo.

7. ¿Qué pasa cuando anulas una factura?

Prueba a anular una factura de prueba y observa qué ocurre. Si desaparece del listado como si nunca hubiera existido, el sistema no cumple.

Lo correcto es que genere un registro de anulación: la factura deja de estar vigente, pero queda constancia de que existió y de que se anuló.

8. ¿Existe un registro de eventos?

Solo aplica si el sistema no envía los registros a la Agencia Tributaria según se generan. En esa modalidad alternativa hay que conservar los registros firmados y mantener un registro de eventos que documente lo que ocurre en el programa.

Si tu proveedor te dice que no hace envíos y tampoco sabe decirte dónde está ese registro de eventos, tienes una respuesta.

9. Si el software es tuyo, ¿quién es el productor?

Cuando el programa se desarrolló a medida para tu empresa, no hay ningún fabricante que vaya a publicar una actualización. La obligación de que ese sistema cumpla, y de que lleve su declaración responsable, no desaparece por no tener proveedor: simplemente recae en tu empresa junto con quien lo desarrolle.

Es el caso que más margen necesita, porque la adaptación es un proyecto de desarrollo y no una actualización que se descarga.

Qué hacer con el resultado

Si has fallado tres o más comprobaciones, el sistema no está adaptado y no lo va a estar solo. A partir de ahí hay dos caminos razonables.

El primero es adaptar el software que ya usas, añadiéndole el módulo que genera los registros, los encadena y gestiona el envío. Encaja cuando el programa funciona bien y el problema es únicamente de cumplimiento.

El segundo es conectar tu sistema con una herramienta que ya cumpla, de modo que los datos sigan saliendo de donde salen hoy pero la factura la emita quien ya está adaptado.

Sea cual sea el camino, conviene decidirlo pronto por un motivo que no tiene que ver con Verifactu: detrás viene la factura electrónica obligatoria entre empresas, que toca el mismo punto del sistema. Planificar las dos a la vez cuesta bastante menos que hacer el trabajo dos veces.