En una empresa de logística, la misma referencia puede acabar escrita en el correo del cliente, en la hoja de cálculo, en el programa de despacho, en el pedido al transportista y en la factura. Nadie lo mide porque cada copia tarda un minuto. El coste está en la suma, y en los errores.

Estas diez comprobaciones se hacen en una tarde, con un expediente cerrado y el equipo que lo llevó. Ninguna obliga a cambiar nada todavía: sirven para saber si el problema es de herramientas, de proceso o, sencillamente, no existe.

1. Coge un expediente cerrado y cuenta en cuántos sitios está la referencia

Elige uno normal, no el más complicado del mes. Busca su número de expediente, o el del contenedor, en el correo, en las hojas de cálculo compartidas, en el programa de despacho, en la contabilidad y en lo que se envió al transportista.

Si aparece en más de tres sitios y en cada uno alguien lo tecleó a mano, ya tienes la primera cifra: cuántas veces se copia el mismo dato en un expediente. Multiplícala por los expedientes que movéis al mes.

2. ¿Quién sabe dónde está un contenedor sin abrir la web de la naviera?

Pregunta en la oficina por un contenedor que esté en camino ahora mismo. Si la respuesta es «dame un minuto que lo miro», y ese minuto consiste en entrar en la web de la naviera, de la terminal o del puerto, el estado no está en vuestro sistema: está fuera, y alguien va a buscarlo cada vez.

No es un problema mientras sean diez contenedores. Con cien, es el trabajo de una persona.

3. Cuenta los «¿cómo va lo mío?» de una semana

Cada llamada o correo de un cliente preguntando por su expedición es una interrupción, y casi siempre se contesta con un dato que ya teníais. Pide al equipo que los apunte durante una semana, sin cambiar nada más.

Si son pocos, perfecto. Si son decenas, un aviso automático o un acceso donde el cliente lo consulte por su cuenta recupera ese tiempo, y además el cliente lo percibe como mejor servicio.

4. ¿Pedís la misma documentación al cliente dos veces?

Factura comercial, lista de bultos, certificados de origen. Revisa si en el expediente de la primera comprobación se pidió algún documento más de una vez, o si se reclamó algo que ya estaba en un correo que nadie encontró a tiempo.

Cuando los documentos viven en bandejas de correo personales, el expediente no sabe lo que tiene ni lo que le falta, y la única persona que lo sabe es la única que puede avanzarlo.

5. Mide cuánto tarda la factura después de la entrega

Mira la fecha de entrega del expediente y la de su factura. Después revisa si en esa factura están todos los costes de terceros: flete, gastos de terminal, arrastre, esperas y suplidos.

Los días de retraso son dinero que tarda en entrar. Los costes que faltan son dinero que no entra nunca, y suelen ser facturas de proveedores que llegaron tarde o se quedaron en un correo sin asignar a su expediente.

6. ¿Cómo recibe el conductor el servicio y cómo vuelve el albarán?

Si el servicio se asigna por WhatsApp y el albarán firmado vuelve en papel días después, entre la oficina y la carretera hay un tramo a ciegas. Mientras dura, no se puede avisar al cliente ni facturar.

Comprueba también si alguien registra a qué hora llegó el camión a cargar o a descargar. Sin esa hora no hay forma de reclamar una espera, y las esperas solo se cobran si se pueden demostrar.

7. Si mañana falta quien lleva la hoja de cálculo, ¿quién sabe cómo funciona?

En muchas empresas hay una hoja que lo sostiene todo: tarifas, el reparto de costes de un grupaje, el estado de los tráficos. Pregunta quién sabe modificarla sin romperla.

Si la respuesta es una sola persona, el riesgo no es tecnológico: es que la operativa depende de alguien que algún día se irá de vacaciones.

8. ¿Vuestro programa sectorial habla con vuestra facturación?

Es fácil tener un buen programa de tráfico y un buen programa de contabilidad que no se conocen entre sí. Comprueba cómo llegan los costes de una expedición del primero al segundo.

Si la respuesta es exportar, retocar e importar, o directamente volver a escribirlos, hay una integración pendiente, y suele ser de las que antes se amortizan.

9. ¿Cuánto os costó el último error de referencia?

Un contenedor que se retiró tarde y generó demoras, un despacho parado por un dato mal copiado, una mercancía entregada a quien no era. Busca el último y ponle un precio aproximado.

No hace falta que sea exacto. Sirve para comparar: si un error al trimestre cuesta más que ordenar el expediente, la conversación pasa de «no tenemos tiempo» a «no podemos permitírnoslo».

10. ¿Qué parte de todo esto haría igual una herramienta del mercado?

Esta es la comprobación honesta. Repasa las nueve anteriores y marca las que resolvería un programa sectorial estándar o una aplicación de entregas sin tocar nada.

Si son la mayoría, empieza por ahí: sale más barato y más rápido que cualquier desarrollo. Lo que quede sin marcar es lo que de verdad es vuestro, y es lo único donde tiene sentido construir.

Qué hacer con el resultado

Si has contado muchas copias en la primera y muchas llamadas en la tercera, el problema es el expediente: la información existe, pero está repartida. Es el caso típico de un software para transitarios construido alrededor de lo que ya usáis.

Si lo que duele está en la sexta, el tramo que falta es el de la carretera, y lo cuento en la página de software de gestión de transporte. Y si en la octava has visto que los programas funcionan pero no se hablan, lo que falta es la integración del ERP con aduanas, puerto y navieras.

Si tu empresa está en el Campo de Gibraltar, también tengo una página sobre desarrollo de software a medida en Algeciras.