Casi todas las conversaciones sobre control horario empiezan por la pregunta equivocada: para cuándo hay que estar listo. La respuesta es que la obligación de registrar la jornada lleva en vigor desde mayo de 2019 y el reglamento que la hará digital todavía no está en el BOE, así que no hay ninguna fecha nueva que temer.

La pregunta útil es otra: si mañana alguien te pide los registros, ¿se sostienen? Estas nueve comprobaciones se hacen en un rato, con lo que ya tienes, y ninguna depende de que el reglamento se publique.

1. ¿Puedes decir quién fichó, no solo que alguien fichó?

Empieza por aquí porque es lo que invalida un registro más rápido. Si en un centro se ficha con un usuario compartido, si el encargado marca las entradas de su equipo o si alguien puede fichar por otro sin que quede constancia, el registro no identifica a nadie.

Un quiosco compartido sigue siendo perfectamente válido: lo que tiene que ser individual e intransferible es la credencial, no el dispositivo. Un PIN por empleado en una tablet de la entrada cumple.

2. ¿La hora la puso el sistema o la puso una persona?

Abre los fichajes de una semana cualquiera. Si las entradas son todas a las 8:00 clavadas y las salidas a las 17:00 clavadas, eso no es un registro de lo que pasó: es una copia del horario teórico.

Un sello de tiempo real tiene minutos raros, retrasos y días distintos entre sí. La regularidad perfecta es justo lo que hace saltar las alarmas de quien revisa.

3. Coge un día corregido y trata de reconstruirlo

Busca en el mes pasado una jornada que se haya corregido a mano —un olvido de fichaje, una salida mal marcada— e intenta responder tres cosas: quién la cambió, cuándo y por qué.

Corregir errores es legítimo y pasa continuamente. Lo que no puede pasar es que la corrección no deje rastro y sustituya al dato original. Si no puedes reconstruir ese cambio, ahí está el trabajo pendiente, y es el que más cuesta añadir después.

4. ¿Se ficha con la huella o con la cara?

Esta es la única de la lista que ya tiene sanciones detrás. Desde su guía de finales de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos considera que la biometría, tanto para identificar como para autenticar, es tratamiento de categorías especiales de datos, y ha impuesto multas de hasta 200.000 euros por usarla para fichar.

Si tienes lectores de huella instalados, cambiarlos por PIN, tarjeta NFC nominativa o QR individual se hace en días y es lo primero que yo haría. No esperes al reglamento para esto.

5. ¿Aparecen las pausas?

Mira si el registro distingue la pausa de la comida del tiempo de trabajo efectivo, y si recoge las pausas cortas según lo que diga tu convenio.

Hoy la exigencia depende del convenio y de la política de la empresa. El borrador del reglamento pide expresamente la duración de las pausas, así que la respuesta práctica es empezar a registrarlas ya: siempre es más fácil dejar de usar un dato que empezar a recogerlo con dos años de retraso.

6. ¿El registro distingue una hora ordinaria de una extraordinaria?

Esta comprobación separa a las empresas que tienen un registro de las que tienen una lista de horas. Mira si en el propio sistema se puede saber qué horas fueron ordinarias, cuáles extraordinarias o complementarias, y si se compensaron con descanso o se pagaron.

Si esa clasificación vive en una hoja aparte que alguien rehace cada mes antes de pasar la nómina, el registro no está haciendo su trabajo. Y ese arreglo manual mensual suele costar más al año que resolverlo bien de una vez.

7. Pide una exportación de cuatro años

Ese es el plazo de conservación, y los registros tienen que estar disponibles durante todo ese tiempo. Pide una exportación completa por empleado, por centro y por periodo.

Si nadie en la empresa sabe hacerla, o si hay que pedírsela al proveedor y tarda una semana, tampoco se la vas a poder enseñar a la Inspección el día que la pida. Comprueba de paso que los datos de hace tres años siguen ahí y no se quedaron en una herramienta que dejasteis de usar.

8. ¿Puede consultarlo la persona trabajadora?

El registro tiene que estar a disposición de la persona trabajadora y de la representación legal, no solo de la Inspección. Comprueba si un empleado puede ver sus propias jornadas sin tener que pedírselas a nadie.

Cuando hay que pedirlas por correo a administración, en la práctica no se piden nunca, y eso es exactamente lo que se convierte en un problema en el punto siguiente.

9. Imagina que alguien reclama horas extra

Es el escenario más probable de todos, mucho más que una inspección: alguien que ya no trabaja contigo reclama horas que dice haber hecho.

La carga de la prueba de la jornada es de la empresa. Si tu registro no identifica a cada persona, no tiene sello de tiempo fiable y no puede explicar sus correcciones, la versión que prevalece no va a ser la tuya. Ese es el coste real de un registro flojo, y llega antes que cualquier reglamento.

Qué hacer con el resultado

Si has fallado en la 4, cámbialo esta semana. Si has fallado en la 1, la 2 o la 3, tu registro no se sostiene hoy y no es un problema de normativa futura. El resto marca la distancia entre cumplir y tenerlo resuelto.

Si al repasarlo ves que la herramienta cumple pero cada mes alguien exporta a Excel para cuadrar los datos, o que vuestro convenio tiene turnos y bolsas de horas que ningún programa estándar calcula bien, ahí es donde tiene sentido plantearse un software de control horario a medida.

Y si lo que quieres es entender qué exige la norma hoy y qué exigiría el reglamento pendiente, lo he separado en una guía aparte: registro de jornada digital. Un ejemplo de cómo queda esto construido está en el caso de PymeTime.